บังคับให้ข้อมูลที่พิมพ์เพิ่มลงไปไม่ซ้ำกับข้อมูลที่มีอยู่

Posted by Surachet D. on 05/Feb/2011 @ 10:54 | MS Excel, Using IT for Business 
Tags: COUNTIF, Data Validation, Excel 2007, ข้อความ Error, ข้อมูลไม่ซ้ำ

ความต้องการ: บังคับให้ข้อมูลที่พิมพ์เพิ่มลงไปไม่ซ้ำกับข้อมูลที่มีอยู่
ฟังก์ชั่นที่เกี่ยวข้อง: Data Validation และ COUNTIF
การเรียกใช้งาน:
Data > Data Validation > Data Validation > Settings > Validation criteria > Allow: > Custom

สำหรับฟังก์ชั่น COUNTIF ดูได้ที่ Formulas > More Functions > Statistical > COUNTIF
คำอธิบาย: สมมุติว่าเรามีตารางข้อมูลชุดหนึ่งอยู่บน Excel และเราไม่อยากให้ผู้ใช้งานเพิ่มข้อมูลที่ซ้ำลงไป (เนื่องจากมีข้อมูลนั้นอยู่แล้ว) เราสามารถประยุกต์ใช้ฟังก์ชั่น Data Validation และ COUNTIF มาช่วยได้ครับ ยกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้นนะครับ เรามี List รายชื่อของลูกค้าอยู่ เช่น Company A, Company B, Company C อย่างนี้ไปเรื่อย ๆ อยู่ในคอลัมน์ A และเมื่อไหร่ก็ตาม ถ้ามีการเพิ่มข้อมูลเช่น Company A ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ให้ Excel มันแจ้งเตือนและบังคับว่าไม่ให้เพิ่มข้อมูล เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวมีอยู่แล้ว เราสามารถทำได้ดังนี้ครับ

1. เลือกคอลัมน์ A ที่มี List รายชื่อของบริษัทลูกค้าเราอยู่ (Highlight เลือกทั้งคอลัมน์)
2. ไปที่ Data Validation
3. ที่หน้าต่าง Tab “Settings” ใน List ของ Allow เลือกไปที่ Custom
4. ที่ช่อง Formula ให้ใส่สูตร =COUNTIF($A:$A,A1)<2(*** Excel จะ Apply สูตรนี้ให้กับทุก ๆ เซลโดยอัตโนมัติ ถ้าเราไปดูที่เซล A2 คลิกเลือก Data Validation ดูก็จะเห็นเป็น =COUNTIF($A:$A,A2)<2 ที่ A3 ก็จะเป็น =COUNTIF($A:$A,A3)<2 อย่างนี้ไปเรื่อย ๆ )สูตร COUNTIF ดังกล่าวนี้ มันจะตรวจสอบข้อมูลตลอดในคอลัมน์ A แล้วก็จะนับว่ามีข้อมูลที่ตรงกันกับข้อมูลในเซล A1 อยู่เท่าไหร่บ้าง เช่นถ้าเรามี Company A อยู่ 2 ที่ มันก็จะนับได้เป็น 2 ซึ่งจะทำให้เงื่อนไขนี้ส่งค่ากลับมาเป็น FALSE (ไม่ผ่านตามเงื่อนไขที่เราตั้งไว้ใน Data Validation) Excel ก็จะไม่ยอมให้เราทำงานต่อ ถ้ามี Company A แค่ 1 ที่มันก็จะนับออกมาได้แค่ 1 ก็จะผ่านเงื่อนไขดังกล่าว
   
5. จากนั้นถ้าเราพยายามที่จะใส่ข้อมูลที่มันมีอยู่แล้ว Excel ก็จะแจ้งเตือน Error ขึ้นมาให้ เราสามารถปรับเปลี่ยน ข้อความของ Error ได้ที่ Tab “Error Alert” หรือจะเปลี่ยนเงื่อนไขการบังคับก็ได้ที่ตรง Style: โดยค่า Default มันจะเป็น Stop ก็คือถ้าเราป้อนค่าซ้ำ Excel จะไม่ให้เราทำงานต่อ ถ้าเลือกเป็น Warning เราจะได้รับเป็นข้อความเตือนขึ้นมา ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าต้องการทำงานต่อหรือไม่ และถ้าเป็น Information ก็จะมีข้อความแจ้งขึ้นมา แต่เราสามารถทำงานต่อได้เลย

เพียงเท่านี้ เราก็ป้องกันไม่ให้มีการเพิ่มค่าที่ซ้ำลงไปใน Spreadsheet ของเราได้แล้วครับ
รายละเอียดเพิ่มเติม:
ฟังก์ชัน COUNTIF: http://office.microsoft.com/th-th/excel-help/HP010069840.aspx
ตัวอย่าง VDO แสดงการใช้งาน:
การใช้งานฟังก์ชั่น COUNTIF